O Zoom oferece a capacidade de agendar reuniões com antecedência, controlado por um administrador de grupo e pode reunir até 100 pessoas simultaneamente durante uma chamada de vídeo. Trabalho colaborativo de qualidade em perspectiva!
A única desvantagem: na versão gratuita do Zoom, essas reuniões com vários participantes são limitadas a sessões de 40 minutos. A versão paga também tem limite de participantes, mas sem limite de tempo. Não se preocupe, vamos ver como gerenciar adequadamente as reuniões no Zoom agendando reuniões e como torná-lo uma ferramenta colaborativa calibrada para suas necessidades.
Agende uma reunião no Zoom
- Abra seu aplicativo Zoom na área de trabalho, faça o login e clique no ícone " Agendar " para criar uma videoconferência.
- Isso abrirá a janela do planejador de reuniões. Você pode então escolher as várias opções apropriadas: horários, nome da reunião, senha da reunião, etc.
- Nas “ Opções avançadas ”, recomendamos que você marque a caixa “ Abrir o acesso à reunião antes da chegada do moderador ”, para que a webconferência possa começar se você se atrasar um minuto.
- Em seguida, clique em “ Agendar ” para agendar a reunião quando tiver escolhido todas as opções desejadas. Um e-mail de resumo será enviado ao endereço de e-mail associado à conta Zoom. Repita o processo para organizar suas próximas reuniões.
Para compartilhar esta reunião com seus colaboradores, várias opções estão disponíveis para você. A maneira mais fácil é ir para a página inicial do seu aplicativo Zoom, que será exibida quando a reunião for agendada. Clique nele, depois em " Copiar convite " e compartilhe com seus colaboradores. Se eles estiverem entre seus contatos, envie o convite diretamente para eles no serviço de mensagens instantâneas do Zoom. Você também pode usar o Messenger, seu endereço de e-mail, etc.
Tenha cuidado, se você não colocar uma senha em sua sala de reunião, cada participante pode transmitir o link da reunião remota para quem desejar. Este é o lado negativo da videoconferência. Além disso, lembre-se de proteger a reunião virtual solicitando credenciais de todos os participantes para ingressar na reunião. Você também pode optar por “bloquear” a reunião quando todos os participantes estiverem presentes para evitar a chegada de intrusos. Esses métodos simples para proteger suas videoconferências são aplicáveis nas versões iOS (iPhone e iPad) e Android (smartphone e tablet) do Zoom. Não é possível bloquear uma chamada em conferência de um navegador da web (seja Chrome, Mozilla Firefox ou outros): o aplicativo de desktop é necessário.
Uma vez que vários interlocutores tenham aderido à reunião, como organizador, você tem a possibilidade de conceder a eles o direito de compartilhar documentos ou não, compartilhar telas ou não, ativar sua webcam ou não, para usar o quadro branco, etc. O moderador de uma reunião é todo-poderoso na sua sala de reuniões no Zoom, o que permite organizar e tornar mais "quadradas" conferências, independentemente do número de participantes. Colabore sim, mas em ordem!
