A digitalização - também chamada de transformação digital, embora a academia francesa privilegie a palavra digital - de uma empresa é um processo que equivale a digitalizar grande parte, senão quase todos os seus serviços, internos e externos.
Concretamente, isso significa trazer mais tecnologias digitais para a empresa, tanto em seu capital material quanto em benefício de seu capital humano. O objetivo dessa transformação é, em longo prazo, obter economia, ganho em agilidade e eficiência. Assim, a digitalização tem impacto na organização, na gestão de departamentos e equipas, de forma a aumentar a produtividade. Mas então por que nem todas as empresaseles não colocam? Quais são os freios e vantagens da digitalização para o último?
As principais linhas da transformação digital das empresas
Em que consiste a digitalização de uma empresa?
O processamento digital pode resultar no fato de tornar sua empresa um deslocamento digital em sua organização interna. Trata-se de estabelecer uma nova forma de pensar a organização e a estratégia de uma empresa, tendo mais em conta o digital e as ferramentas que oferece: Internet, aplicações, nuvem, smartphone, redes, etc. Com o advento das novas tecnologias, assistimos de facto ao surgimento de novos modos de comunicação, mas também de novas ferramentas digitais. Estes, muitas vezes já usados em uma empresa (como software de processamento de texto ou mensagens internas) podem ser otimizados para substituir outras ferramentas ou melhorá-las.Para uma empresa, a digitalização pode permitir que os funcionários se livrem de certas tarefas demoradas e, assim, diversificar seu trabalho e organizar melhor o gerenciamento do tempo. Por exemplo, na gestão do relacionamento com colaboradores externos, o novo CMS permite gerir melhor o envio de newsletters, emails e lembretes, e isto de forma automática. Também permitem gerir melhor a animação de redes sociais, campanhas de e-mail, alimentação de um site, etc.
Outro exemplo concreto seria o uso de um bot ou assistente virtual para bater papo online com usuários em vez de um consultor de cliente. Isso seria, portanto, designado para trabalho que requer experiência humana, como resolução de conflitos no caso de atendimento ao cliente. No entanto, digitalizar um serviço não significa necessariamente remover dele todas as dimensões humanas: por exemplo, isso pode significar trazer uma maior participação digital, mantendo ao mesmo tempo uma função para as equipes de funcionários. Pelo contrário, o objetivo de uma estratégia de digitalização para os colaboradores é trazer novas soluções para a empresa. Este processo pode envolver também os pontos de venda, que são desmaterializados, bem como a digitalização do serviço de entrega, por exemplo.
A digitalização é um grande processo que pode envolver um ou mais departamentos de uma empresa - ou de uma instituição, como é o caso do serviço público francês. Porém, é uma estratégia global, que exige considerar a empresa e os serviços que a compõem como um todo. Essa estratégia pode ser desenvolvida internamente ou com a ajuda de uma consultoria externa. A digitalização também mudou profundamente o relacionamento entre os funcionários da mesma empresa. As redes sociais, em particular, permitem que uma empresa trabalhe a imagem de sua marca, criando uma espécie de comunidade em torno dela. Internamente, o aspecto colaborativo também é marcado: as trocas são desmaterializadas e mais rápidas.
Quais ferramentas são usadas para digitalizar uma empresa?
A Internet é obviamente uma das principais ferramentas para uma transformação digital de sucesso. Uma estratégia de comunicação eficaz hoje, sem dúvida, requer o uso de redes sociais, para criar uma imagem de marca, gerar engajamento com um público-alvo e atingir efetivamente os clientes. Para os comerciantes, a estratégia de vendas físicas é radicalmente diferente da online: os processos de compra não são os mesmos, as campanhas publicitárias são diferentes, etc. Hoje, a criação de um pólo digital dedicado é necessária para configurar mecanismos de vendas eficazes. Da mesma forma, o domínio das ferramentas de big data (exploração de dados, análise, etc.) é frequentemente necessário.Vejamos um exemplo concreto dentro de uma empresa: a digitalização das ferramentas de gestão contábil. Hoje existem soluções que permitem desmaterializar e digitalizar a edição de orçamentos e faturas. Na mesma linha, o gerenciamento de um banco de dados pode ser feito de forma digital, ou mesmo auxiliado por uma IA no caso de empresas muito grandes. Da mesma forma, a formação interna de colaboradores, anteriormente ministrada por prestadores de serviços externos (entidades públicas e privadas, associações, etc.), passou a ser realizada online, nomeadamente através de módulos de formação como os MOOCs. Este sistema de formação por vídeo pode ser acompanhado desde o trabalho dentro da própria empresa, ou mesmo em casa, através de um smartphone ou computador. Então,reduz os custos relacionados com viagens, alojamento, etc. Em geral, o uso de serviços digitais, como treinamento online, costuma ser mais barato para uma empresa.
Tomemos outro setor: “venda social” ou ferramentas de comunicação e marketing com o cliente. Nesse nível, o departamento de relacionamento com o cliente de um comerciante ou empresa de serviços também pode passar por grandes transformações de digitalização, por exemplo, ao confiar a solução de problemas a bots e não a consultores de clientes. Assim, os robôs integrados ao sistema de mensagens são responsáveis pelo processamento das solicitações dos clientes, e os funcionários somente intervêm em caso de bloqueio, dúvida não resolvida, etc. Isso permite aumentar a capacidade de resposta do atendimento ao cliente e, portanto, reduzir o tempo de espera dos usuários. A experiência do cliente é, portanto, transformada, na medida em que o uso de ferramentas digitais também. Na era da Internet, os atrasos são reduzidos,os sistemas de classificação agora estão democratizados e a qualidade do atendimento ao cliente reflete a imagem digital da marca de uma empresa.
As ferramentas de Yield Management, que permitem gerir todo um setor através de uma única plataforma, também estão a revolucionar a forma como trabalhamos, tanto na gestão como na comunicação. O mesmo vale para software de gestão de projetos, que é usado principalmente por PMEs, diz uma pesquisa da Capterra.
A situação do setor na França: onde está a digitalização?
Quais empresas são afetadas?
Indústrias, bancos, firmas de contabilidade, firmas de consultoria … Todos os setores de negócios são afetados pela digitalização. No entanto, de acordo com relatório publicado pela empresa Deloitte em 2017, os setores da restauração, turismo ou distribuição estão mais voltados para o digital. Também aprendemos que as PMEs - e, a fortiori, as empresas muito pequenas - estão, no entanto, atrás das grandes empresas. Assim, 36% das grandes estruturas usam ferramentas digitais internamente, em comparação com 11% das PME. sua visibilidade também é menos aumentada na Internet, e a otimização do conteúdo da Web nem sempre é eficaz. No entanto, agora sabemos que a transformação digital tende a promover o crescimento dos negócios,especialmente por meio de vendas online. De acordo com o INSEE, em 2017, mais de 85% dos internautas compraram online e a proporção de compradores que realizaram uma transação online aumentou 50%, por exemplo, em relação a 2016.
Quais são os obstáculos para a transformação digital?
A transformação digital de uma estrutura requer a mobilização de recursos técnicos e humanos que nem todas as empresas necessariamente dispõem. Por exemplo, a escolha de equipar os funcionários com um smartphone ou tablet na estação de trabalho pode representar um investimento significativo para uma PME, apesar das vantagens dessas ferramentas. Da mesma forma, a compra de softwares e licenças também pode ser um freio financeiro para uma estrutura jovem.Para os funcionários, uma mudança em seus hábitos de trabalho (ritmo, equipamentos usados, etc.) também pode ser difícil de implementar. Esta é uma transformação de longo prazo, geralmente mais fácil de integrar para as gerações mais jovens. Assim, um dos pilares da digitalização é a noção de imediatismo: novas ferramentas de comunicação tendem a abolir as fronteiras de tempo e espaço e tornar a informação acessível em tempo real. Hoje em dia, é comum realizar reuniões por meio de telas interpostas ao redor do mundo, trocar dados na nuvem sem suporte físico e enviar e-mails fora do horário convencional de trabalho. Essas convulsões, que levam a uma mudança de comportamento no mundo profissional.Familiarizar as gerações mais velhas com este tipo de ferramenta inovadora pode levar tempo ou até mesmo causar mal-entendidos e relutância. Um fenómeno de “exclusão digital”, com perfis com competências desiguais na área digital, pode então surgir dentro de uma empresa, o que pode, entre outras coisas, ser um travão a uma transformação digital eficaz.
Assim, as equipes de gestão têm que lidar com novos perfis, mais orientados digitalmente. O recrutamento não é o mesmo de antes, e os perfis de habilidades geralmente exigem hoje vários cargos no campo digital. Do lado do candidato, a competição é tanto mais acirrada quanto o mercado de trabalho se torna mais restrito. Também podemos ser confrontados com a falta de competências internas (falta de equipa dedicada, falta de formação em determinadas áreas, etc.), associada à falta de recursos técnicos. Para uma pequena empresa, a digitalização pode não parecer a prioridade, especialmente se a cultura digital não estiver integrada, e ainda mais se o impacto de longo prazo não for considerado suficientemente benéfico. Por fim, dependendo do setor, oO aumento da qualidade do trabalho não será necessariamente sentido da mesma forma, e o envolvimento das equipes de gestão não será o mesmo.
A transformação digital está perturbando o comportamento das empresas e de seus funcionários, bem como dos clientes. Rápidas, diretas e instantâneas, as trocas no mundo digital estão revolucionando a forma como usamos as redes de telecomunicações. Internamente, a digitalização de uma empresa terá, portanto, impacto tanto na comunicação entre os colaboradores como com o público-alvo. Uma transformação digital bem-sucedida irá revitalizar a experiência do cliente, mas também a experiência do funcionário. Baseia-se em alavancas essenciais como as redes sociais, a utilização de equipamentos digitais (tablets, smartphone) ou a desmaterialização das bolsas. Uma empresa conectada, onde oas informações são compartilhadas e ferramentas digitais são utilizadas para a produtividade de seus colaboradores, sendo então considerada como digitalizada. No entanto, esse processo não está aberto a todas as estruturas e, como vimos, as menores sofrem um atraso em relação às maiores.
Treinamento online, um pilar da transformação digital
O treinamento figura com destaque entre os meios mais comumente usados para facilitar a digitalização de uma empresa. Garante o nível de qualificação dos colaboradores, bem como a aprendizagem contínua e regular de novas ferramentas ou novas abordagens de trabalho.Na sua forma tradicional, a formação envolve geralmente a mobilização do trabalhador durante um período definido (de algumas horas a vários dias, ou mesmo semanas), sendo a formação profissional geralmente presencial. Os programas, previamente definidos, são executados com uma ordem e velocidade precisas, o que pode ser problemático em sessões em que se reúnem vários colaboradores que não têm os mesmos pré-requisitos e devem avançar na mesma velocidade todos juntos.
Para superar essas dificuldades, cada vez mais empresas estão utilizando o treinamento online para seus funcionários. Por seu lado, cada vez mais plataformas especializadas estão a oferecer ofertas especificamente dedicadas a profissionais, no que diz respeito à Udemy com a sua oferta For Business, por exemplo.
O formato do curso online permite que os funcionários acompanhem o treinamento no meio que mais lhes convém (desktop, laptop ou smartphone), no seu próprio ritmo e no local de sua escolha, seja agir de seu escritório ou sala de reunião. Portanto, não é surpresa que este formato esteja ganhando notoriedade entre os departamentos de RH,que se voltam cada vez mais para ele para garantir um bom nível de qualificação dos colaboradores da empresa.
