Que tal ir desmaterializado? Desde o pacote do Office que você compra até a assinatura do Microsoft 365, a etapa pode ser assustadora. Para ajudá-lo na sua escolha, pergunte a si mesmo as perguntas certas!
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Software desmaterializado não é novidade, e nem esperou o início das lojas de aplicativos para atrair muitos usuários. A mudança observada nos últimos anos é dupla: por um lado, o modo desmaterializado tornou-se o modo dominante, mesmo exclusivo, em determinados setores da distribuição de software.
A outra mudança está no modelo econômico. Com algumas exceções, existem essencialmente, de um lado, aplicativos essenciais vendidos sob licenças permanentes e, do outro, aplicativos mais diversificados ou especializados oferecidos cada vez com mais frequência na forma de uma assinatura. O exemplo mais emblemático desta mudança é o Microsoft Office, que celebra em breve o 30º aniversário do famoso “Office pack” (já constituído em 1990 por Word, Excel e PowerPoint), e que há já algum tempo oferece a oferta em paralelo. Microsoft 365, com serviços em nuvem como OneDrive e Teams, entre outros.
Quer esteja à procura de uma solução para adaptar o seu negócio ao teletrabalho, quer pretenda mudar para ferramentas de comunicação colaborativa ou quer reforçar a segurança dos seus dispositivos face às ciberameaças, a questão da desmaterialização surge rapidamente. Aqui estão algumas perguntas que você deve ter em mente para fazer a escolha certa!
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Pacote Office, assinatura do Microsoft 365: quais são as diferenças?
The Office Home and Small Business Pack
Há muitos anos, a Microsoft oferece um pacote Office para PMEs com o Office Home and Small Business. Este pacote está disponível em uma versão "caixa" ou adquirindo uma chave de download.
A versão atual de 2019 oferece, para uma compra final de 299 euros incluindo impostos, as versões completas de Word, Excel, Outlook, PowerPoint e OneNote. Esta licença é válida para 1 PC com Windows ou 1 Mac.
Descubra o Office Home and Business 2019Microsoft 365, a assinatura sob medida
Anteriormente conhecido como Office 365, o Microsoft 365 reúne os aplicativos do pacote Office, o armazenamento on-line OneDrive e outros aplicativos e serviços de acordo com as fórmulas, bastante numerosas, visto que o Microsoft 365 está disponível tanto para grandes públicos e empresariais, desde microempresas a grandes contas. Para PMEs, três assinaturas estão disponíveis:
Microsoft 365 Business Basic: esta é a oferta mais condensada e leve do editor, pois oferece exclusivamente as versões web do software Office suite, bem como Exchange, OneDrive, SharePoint e Teams para instalação 1 computador.
Preço da assinatura: 4,20 euros HT por usuário e por mês.
Microsoft 365 Business Standard: além de oferecer a versão para download do software Office, este plano fornece acesso ao OneDrive, bem como às ferramentas de comunicação Exchange, SharePoint e Microsoft Teams. Existe também o software Publisher e Access, e a possibilidade de usar a solução em 5 computadores.
Taxa de assinatura: 10,50 euros sem impostos por mês e por usuário.
Microsoft 365 Business Premium: o nível mais completo para PMEs obviamente oferece todo o software da versão Business Standard, mas adiciona InTune e Azure Information Protectio para fornecer segurança aprimorada para a frota de dispositivos.
Preço da assinatura: 16,90 euros HT por mês e por usuário.
Quais plataformas estão incluídas no Microsoft 365?
A assinatura do Microsoft 365 oferece acesso a todos os aplicativos do Office no Windows e macOS. Cada usuário do serviço pode instalar esses aplicativos em sua estação de trabalho, em no máximo 5 PCs ou Macs. Word, Excel, PowerPoint, Outlook e OneNote estão disponíveis em ambas as plataformas de desktop, em versões bastante semelhantes, embora possam aparecer diferenças entre os dois ambientes, novos recursos nem sempre são adotados na mesma proporção, e cada sistema tem suas especificidades.
No PC, também temos as aplicações reservadas para Windows, nomeadamente Publisher e Access, que nunca foram lançadas no Mac, embora o Word no Mac inclua tradicionalmente funções de layout bastante semelhantes às do Publisher.
O Microsoft 365 permite que você trabalhe na web e em dispositivos móveis iOS ou AndroidA assinatura do Microsoft 365 também permitirá que você use o Office em duas outras plataformas. O primeiro é a web: versões de navegador do Word, Excel, PowerPoint e OneNote já existem há alguns anos e foram aprimoradas com recursos de colaboração em tempo real. Ao entrar com sua conta do Microsoft 365, um usuário pode executar essas versões da web e trabalhar em documentos armazenados em seu espaço OneDrive de qualquer computador, mesmo se as versões de desktop dos aplicativos não estiverem instaladas. A colaboração em tempo real funciona mesmo entre as versões web e desktop, com as alterações exibidas.
Em smartphones e tablets, as versões móveis do Word, Excel, PowerPoint, OneNote e Outlook podem ser usadas no iOS, Android e ChromeOS. Aqui, novamente, podemos interagir em tempo real em um documento em colaboração, o que permite que diferentes usuários trabalhem juntos, estejam eles no Mac, PC, na web ou em movimento.
Quais serviços estão associados à assinatura?
A assinatura de um pacote de software desmaterializado dá acesso a aplicativos, mas também a serviços que se integram a esses aplicativos para criar valor para o usuário. Assim, todas as fórmulas do Microsoft 365 fornecem pelo menos 1 TB de armazenamento em nuvem OneDrive, o que permitirá que você tenha seus dados pessoais remotamente e sincronize-os entre seus diferentes dispositivos, PC, Mac ou celular.
Os planos Business Standard , Business Basic e Business Premium também oferecem acesso a e-mail e calendário via Exchange, sites de intranet com SharePoint e Microsoft Teams, a nova solução de mensagens colaborativas da Microsoft que permite que você se mantenha informado e converse com seu equipe em canais dedicados e realização de videoconferências.
O Teams está incluído na maioria das assinaturas do Microsoft 365Como são feitas as atualizações?
O gerenciamento de atualizações de software é um dos pontos-chave que evoluíram radicalmente com a transição do modelo de compra para o de assinatura, e é o caso do Office. Tradicionalmente, o pacote Microsoft Office foi comercializado como edições sucessivas. Você deve ter usado o Office 95, 97, 2007 ou mesmo 2010. Cada versão principal do pacote do Office trouxe um grande número de novos recursos, ou mesmo uma reformulação completa da interface. O software continuou a ser atualizado, principalmente por meio de “Service Packs”, mas esses eram principalmente correções de erros ou falhas de segurança.
O modelo do Office 365, então o Microsoft 365 hoje, segue o de outros softwares ou suítes que entraram no modo "SaaS" (Software as a Service). Você paga uma assinatura e o software é regularmente - geralmente mensal - atualizado com novos recursos. Em desenvolvimentos recentes, podemos citar o "Editor" que analisa seu texto para detectar erros, mas também redação incorreta, o gerenciamento de GIFs animados ou SVGs no PowerPoint, rótulos de confidencialidade ou mesmo sugestões automáticas no Outlook . Em suma, software em constante movimento e em todas as plataformas integradas à assinatura.
O Editor, um dos novos recursos do Word no Microsoft 365
Onde os dados são armazenados?
Um dos segredos para eliminar o uso de papel é o armazenamento em nuvem. No modelo tradicional, os dados são armazenados na estação de trabalho do usuário. Sem voltar à época do disquete, a época não tão distante em que você levava seu disco rígido ou pen drive é uma característica deste modelo que ainda tem seu interesse: é bastante aconselhável ter cópias com você. arquivos acessíveis localmente e sem a necessidade de conexão com a Internet ou armazenamento em servidores remotos.
No Microsoft 365, conforme discutido acima, cada usuário tem 1 TB de armazenamento online no OneDrive. De acordo com a Microsoft, esses dados são protegidos durante seu trânsito pelo sistema de criptografia TLS e em repouso por uma chave AES256 exclusiva. O pessoal com acesso aos centros de dados é restrito e verificado por autenticação multifator.
O que esse armazenamento online permite? Primeiro, para se conectar aos seus dados remotamente. Com uma interface da web, você pode abrir um documento do Word ou apresentação do PowerPoint e trabalhar nele por meio da nuvem. Você também pode baixar seus arquivos localmente e, via OneDrive no Windows, Mac ou móvel, sincronizar seu espaço de armazenamento em nuvem com sua estação de trabalho.
O OneDrive também é o bloco de construção que possibilita que vários usuários colaborem no mesmo arquivo. Os aplicativos Office permitem a coedição em tempo real, com exibição imediata das alterações de cada usuário no desktop, no celular ou na web.
E por falar em colaboração, o OneDrive se integra naturalmente ao Microsoft Teams para compartilhar documentos com sua equipe ou trabalhar diretamente no Teams em arquivos, já que as mensagens permitem que você chame versões da web de aplicativos do Office diretamente em sua interface.
É desmaterializado para você?
Portanto, você tem os dados em mãos e a escolha entre duas abordagens. Qual é o melhor para o seu negócio?
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Assinatura do Microsoft 365
A nuvem e o Microsoft 365 apresentam o interesse de um serviço escalável, que oferece mais do que acesso a software para PC ou Mac. Ele também fornece versões para web e móveis desses aplicativos, além de atualizações de segurança e novos recursos regularmente. Somado a isso está um espaço de armazenamento online seguro e acesso a várias ferramentas colaborativas, como equipes. Para acessar esta oferta, você paga um serviço contínuo: se você interromper a assinatura, não terá mais acesso aos seus aplicativos e documentos. Além disso, as constantes evoluções de recursos têm seu interesse, mas também podem não ser adequados para usuários que gostam da segurança de um software que não muda a cada mês.
Esta opção é para você se os funcionários de sua empresa têm métodos de trabalho diferentes (teletrabalho para alguns, viagens frequentes para outros …), se você trabalha muito na nuvem ou se sua empresa lida com dados sensíveis a ameaças cibernéticas .
Pacote Office Home and Small Business 2019
Concretamente, você o adquire de uma vez por todas. O preço inicial é mais alto, mas assim que a licença for paga, é tudo o que você paga. Você pode usar o Word, Excel ou PowerPoint à vontade, sem se preocupar com nenhuma assinatura. E isso pode ser tudo o que sua empresa precisa: nem todas as empresas precisam de um servidor Exchange, acesso móvel ou web a seus documentos ou soluções de colaboração em tempo real.
No entanto, deve-se lembrar que as atualizações de segurança oferecidas neste pacote têm uma duração limitada: seu software será infalível por vários anos, mas além de uma certa idade, por razões de segurança óbvias, Microsoft irá recomendar que você atualize para uma versão posterior.
A resposta à pergunta pode, portanto, depender de sua atividade. Se você tem uma necessidade maior de colaboração entre suas equipes e acesso móvel ou remoto aos seus documentos, mudar para uma solução de assinatura como o Microsoft 365 pode ser uma proposta pronta para uso e escalonável. Se as suas necessidades são principalmente ao nível da aplicação, e se privilegia a estabilidade das funcionalidades e um preço inicial para uma compra e utilização definitiva do seu software que não esteja associado a uma subscrição, a opção Office Home and Small Business é feito para você.
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