Com o desenvolvimento do teletrabalho, os serviços de videoconferência estão em alta, como o Zoom. Além de organizar chamadas de áudio e / ou vídeo para dois ou mais usuários, este serviço permite organizar, agendar e gerenciar reuniões para até 100 pessoas em um único vídeo chat.
O objetivo deste guia é apresentar as diferentes funcionalidades para organizar reuniões no Zoom nas melhores condições. Desde o gerenciamento de participantes até o agendamento de reuniões, vamos ver como configurar melhor o serviço para gerenciar reuniões de forma otimizada. Para ir mais longe, convidamos você a ler nosso artigo: "Como começar a usar o Zoom?".
Criar e participar de reuniões
Antes de explorar os recursos dedicados ao compartilhamento de tela e gerenciamento de reuniões, lembre-se de que a versão gratuita do Zoom limita o número máximo de participantes a 100 durante uma reunião de áudio e vídeo. Além disso, as videochamadas de 3 pessoas são limitadas a uma duração máxima de 40 minutos.Para os responsáveis pela organização de videoconferências, é possível criar facilmente uma reunião do Zoom por meio da página inicial do Zoom, seja no desktop ou no celular. Então é hora de convidar pessoas para a reunião. Para fazer isso, o aplicativo oferece três maneiras de convidar alguém para participar de uma reunião no Zoom: instantaneamente durante uma reunião em andamento,por convite por meio de contatos ou por convidar alguém para uma reunião agendada.
Portanto, existem várias maneiras de ingressar em uma reunião no Zoom. Se alguém o convidar diretamente para uma reunião, basta atender a chamada e ativar o microfone e a webcam para entrar na chamada de áudio e vídeo. O Zoom também oferece para ingressar em uma reunião usando o número ou nome da reunião. Outra opção é que o organizador também envie um link de convite por e-mail.
Se você gostaria de saber mais sobre como gerenciar reuniões no Zoom, convidamos você a consultar nossos guias: "Como criar uma reunião no Zoom?", "Como convidar alguém para participar de uma reunião no Zoom?" Ou "Como participar?" uma reunião no Zoom? ".
Agende reuniões com facilidade
O Zoom oferece a possibilidade de agendar reuniões com antecedência, definindo a data, hora, ID da reunião e uma possível senha. Entre as opções avançadas, os responsáveis pela organização da reunião podem abrir o acesso à reunião antes da chegada do moderador. A programação de reuniões está disponível no desktop e no celular. Para saber como agendar uma reunião no Zoom, fique à vontade para dar uma olhada em nosso tutorial dedicado.
Outro recurso excelente e prático é agendar reuniões recorrentes no Zoom. Na verdade, o aplicativo permite que você planeje reuniões periódicas com recorrência diária, semanal ou mensal. No entanto, esta função tem dois inconvenientes: o horário de reuniões não pode ultrapassar 365 dias para reuniões semanais e é necessário ir ao site oficial da Zoom para agendar reuniões. Este recurso não está disponível no desktop e no aplicativo móvel.
O Zoom no Windows permite que você agende uma reunião e sincronize-a com seus vários calendários digitais de uma forma simples e intuitiva. O responsável por uma reunião pode, portanto, escolher agendar uma reunião Zoom no Google Calendar ou agendar uma reunião Zoom com Outlook. No entanto, o Zoom Market Place, acessível a partir do navegador, fornece acesso a mais recursos e horários, como Calendly, Telegram ou TeamUp. No Android e iOS, é possível sincronizar uma reunião com o calendário padrão do seu dispositivo.
O que pode ser feito durante as reuniões?
Antes de iniciar uma reunião, que é mais se tiver um caráter profissional, é aconselhável configurar sua webcam corretamente e definir a sensibilidade do seu microfone.Uma vez iniciada a reunião e convidados e contatos, os participantes podem ser solicitados a ativar / desativar seu microfone e sua webcam por meio do responsável pela organização. Também é possível silenciar durante uma reunião Zoom, um clique no ícone do microfone é suficiente. Observe também que é possível silenciar o microfone ao participar de uma reunião. Útil para evitar a interrupção de uma chamada em andamento devido ao ruído ambiente.
Entre seus principais recursos, o Zoom oferece compartilhamento de arquivos durante um bate-papo com um limite de tamanho substancial de 512 MB no máximo e sem limite de expiração para links de download. Cada participante pode ser solicitado a compartilhar um arquivo em seu disco rígido ou de armazenamento online via Dropbox, OneDrive, Google Drive e Box. Explicamos como compartilhar um arquivo no Zoom com mais detalhes em nosso tutorial sobre o assunto.
Para mais ferramentas e possibilidades, recomendamos a leitura de nosso guia sobre como dominar os recursos avançados do Zoom. Discutimos o compartilhamento de tela no computador e no celular e o uso de um plano de fundo virtual.
Para melhor gerenciamento de reuniões
Na mesma linha, o Zoom oferece várias opções de administração para gerenciar a fluidez e a boa qualidade das conversas. Esses recursos são essenciais para garantir uma boa animação durante reuniões de áudio e vídeo envolvendo várias dezenas de pessoas.Enquanto os participantes da reunião podem escolher ligar ou desligar sua webcam e microfone durante uma reunião, o animador pode desligar a câmera de um participante durante uma reunião ou zoom. seu microfone está mudo. O anfitrião de uma reunião pode, portanto, gerenciar os participantes caso a caso e também tem funções para gerenciar todas as pessoas presentes durante uma reunião.
Entre as funções de administração global, um administrador de reunião Zoom tem a capacidade de ativar e desativar o compartilhamento de tela para todos os participantes. Basta inserir as configurações avançadas de compartilhamento de tela para definir quantos participantes podem compartilhar sua tela simultaneamente e para definir quem pode realizar o compartilhamento: apenas o host ou todos os participantes.
Uma reunião com várias dezenas de pessoas pode rapidamente levar a uma cacofonia entre bugs de microfone e novas pessoas chegando sem ter um microfone configurado. Para garantir uma reunião pacífica e limitar as interrupções, o moderador pode escolher a opção " Silenciar microfone ao entrar " para silenciar automaticamente os novos participantes.
O Zoom também oferece ao host vários recursos para manter o controle das mensagens instantâneas. O administrador pode, assim, ativar e desativar o chat durante uma reunião no Zoom. Também é possível permitir que os participantes conversem em público e privado, apenas em público ou apenas com o organizador da reunião.
Reuniões sem intrusão
Durante uma reunião de negócios, as reuniões Zoom podem ser uma oportunidade para compartilhar arquivos confidenciais ou trocar informações, dados e documentos restritos a um grupo de pessoas. Para proteger adequadamente o acesso a uma reunião, a senha é uma das primeiras garantias. Também é necessário informar aos participantes para não convidar outras pessoas, nem divulgar o link do convite.Um administrador de reunião também pode escolher bloquear uma reunião Zoom para impedir o acesso a uma reunião quando todas as pessoas convidadas estiverem presentes. Um recurso útil que impede que outros usuários participem do chat, mesmo com a senha ou link de convite.
Se alguém invade inesperadamente uma sala, o responsável pela administração pode simplesmente clicar no seu perfil na lista de participantes e selecionar a opção “Remover” para expulsar alguém de uma reunião Zoom. Além disso, o menu para cada participante permite colocar a pessoa na fila, silenciar o áudio e / ou vídeo e sinalizar para a pessoa em caso de incômodo.
Acompanhe as reuniões
O Zoom oferece a capacidade de sincronizar suas reuniões com vários calendários online, incluindo Outlook e Google Calendar. Em reuniões de negócios, uma pessoa pode ser responsável por redigir as atas, mas uma gravação digital da reunião pode ser útil.Por padrão, apenas o administrador de uma discussão pode gravar o conteúdo de uma reunião Zoom. No entanto, ele pode dar aos outros participantes permissão para gravar por sua vez. Este recurso está disponível apenas no Windows, macOS e Linux e permite que a reunião seja gravada como dois arquivos, um áudio M4A e um vídeo MP4.
