O Google Drive e seus aplicativos Google Documents, Sheets e Slides ainda estão entre as melhores ferramentas de escritório colaborativo para avançar em projetos com equipes remotas ou remotas. Voltamos a esta suite gratuita, leve e eficiente.
Mesmo que a Microsoft tenha sido capaz de reforçar seu pacote Office 365 com versões da web bastante completas e ampla colaboração em tempo real em seus aplicativos, o Google deve ser reconhecido por ter sido capaz de ser a solução certa na hora certa com o Google Drive. e documentos do Google. E acima de tudo, a solução padrão que muitas vezes escolheremos para oferecer um documento ou uma mesa compartilhada com vários usuários. A frase "Eu fiz um Documento Google" entrou na linguagem do dia a dia nos negócios e entre amigos e isso não é por acaso: o Documentos Google é muito fácil de usar desde que seus parentes ou colegas tenham um smartphone Android, eles quase necessariamente têm uma conta do Google. Se você é novo no mundo dos aplicativos online, não entre em pânico, este guia prático é para você!
Google Drive e Google Docs: primeiros passos
Para começar, é importante definir claramente o que é o Google Drive e os aplicativos que geralmente são agrupados sob o banner do Google Docs. Google Drive é o espaço de armazenamento online oferecido pelo Google. É acessível gratuitamente: ao criar uma conta Google, você se beneficia por padrão de 15 GB de armazenamento em nuvem. Para empresas, o Google oferece um plano específico, o Drive Enterprise, que é cobrado no espaço por usuário ativo e por mês.
O Google Drive também está associado a três aplicativos: Google Docs, Google Sheets e Google Slides. Para encurtar a história, eles são equivalentes online do Word, Excel e PowerPoint, com uma grande diferença: não há aplicativo para baixar, pelo menos não no Mac ou PC. Tudo acontece no seu navegador.
A interface do Google Drive se parece mais ou menos com um explorador de arquivos. O painel lateral permite que você navegue na estrutura em árvore do seu espaço (seção “Meu disco”) e acesse vários atalhos com títulos óbvios:
- Compartilhou comigo
- Recente
- Acompanhamentos
- Cesta
Você notará especialmente o botão “Novo” que permite criar uma nova pasta, um arquivo de Documentos, Planilhas ou Slides (em branco ou de um modelo) e importar pastas ou arquivos.
Quando você cria uma pasta, ela aparece na janela principal, mas também na estrutura em árvore que você pode expandir clicando na seta ao lado da entrada Meu disco. À medida que os arquivos são abertos, as visualizações dos últimos abertos também são adicionadas como uma miniatura na seção "Acesso rápido", associada à data da última modificação e ao último autor que participou ("Modificado por você hoje ”).
Outra coisa importante a observar é a barra de contexto que aparece na parte superior da janela de conteúdo. Por padrão, inclui dois ícones. O primeiro permite alternar entre a visualização em grade, com visualização de cada arquivo, e a visualização em lista. O segundo permite que você exiba ou oculte um painel de informações no arquivo selecionado.
Quando você seleciona um arquivo, opções adicionais aparecem na barra de contexto para compartilhar (e obter o link de compartilhamento), visualizar e excluir o arquivo. Os três pequenos pontos verticais fornecem acesso a opções adicionais, como renomear, baixar, copiar, mover ou adicionar aos favoritos.
Observe que a interface do Google Drive oferece suporte para arrastar e soltar, incluindo da janela principal para a árvore Meu disco e clique com o botão direito em uma pasta ou arquivo.
Quer esteja a criar um documento, uma folha de cálculo ou uma apresentação, irá descobrir uma interface semelhante, bastante semelhante à do LibreOffice ou do Microsoft Office antes da faixa de opções, numa versão simplificada. A barra de ferramentas exibe as principais opções de formatação (estilos, alinhamento, fonte, inserção de imagens, etc.) e opções mais complexas em uma barra de menu clássica. Novamente, arrastar e soltar e clicar com o botão direito são suportados, assim como os atalhos de teclado (veja abaixo).
Não vamos ensiná-lo a usar um processador de texto, planilha ou software de apresentação - o pacote Google Drive funciona exatamente como você espera. Se você está acostumado a trabalhar com Microsoft Office ou Libre Office, saiba que é possível importar seus arquivos para aplicativos do Google Drive que podem ler e converter arquivos OpenXML (MS Office) ou OpenDocument (LibreOffice / OpenOffice) .
Como obter o máximo do Google Docs: nossas dicas
Compartilhamento e colaboração em tempo real
As opções de compartilhamento e colaboração são a grande força do Google Drive e seus aplicativos. Para compartilhar um arquivo, na interface do Google Drive, clique com o botão direito e selecione Compartilhar.Uma janela é exibida, permitindo que você adicione um endereço de e-mail para compartilhamento e selecione um dos três níveis: Ler, Comentar e Editar. Os títulos falam por si, é uma questão de ceder ou não direitos de edição aos seus colaboradores.
Qualquer pessoa pode visualizar um documento do Google Docs. Por outro lado, para comentar ou modificar, o destinatário deve ter uma conta do Google. Se não for esse o caso, ou seja, se o Google detectar um endereço que não seja uma conta do Google,ele receberá um convite válido por 14 dias para criar um.
Se o compartilhamento foi bem, seus colaboradores podem agora ler, comentar ou modificar o arquivo de acordo com os direitos que você atribuiu a eles. A lista de usuários conectados ao mesmo documento aparece no canto superior direito do documento, na forma de seus avatares. Observe que um ícone nesta mesma barra exibe um painel de bate-papo.
Alterações e comentários deixados por outros usuários aparecem em tempo real. Cada usuário é diferenciado por uma cor e seus controles deslizantes ao lado dos quais seus nomes aparecem permitem que você observe quem faz o quê.
Comentários e sugestões
A colaboração no Documentos, Planilhas e Apresentações Google vai além da edição e também oferece ferramentas de revisão. Como dissemos, três níveis de acesso a um documento são propostos e acessíveis de acordo com seus direitos: leitura, consulta e modificação. Eles correspondem a três modos na interface do Google Docs: Ler, Sugerir e Editar, os quais você pode alternar. Mesmo se você tiver direitos de edição, pode ser uma boa ideia voltar ao modo Sugestão dependendo da situação. Você pode adicionar, modificar ou excluir conteúdo do documento, mas ele será enviado para validação por usuários com direitos de modificação. Este modo só existe em documentos, não em planilhas ou slides.
Uma sugestão é identificada por um texto na cor do usuário e uma sugestão de exclusão por uma linha que barra, em sua cor, o elemento a ser excluído.
Para adicionar um comentário a um item em Documentos, selecione-o e você verá um pequeno balão de bate-papo marcado com um sinal +. Ao clicar neste botão, aparece um balão que permite adicionar um comentário que aparecerá à direita do documento em balões associados ao avatar do usuário. É possível responder a estes comentários ou encerrar a discussão se ela for considerada encerrada. A forma como o Planilhas e os slides funcionam é um pouco diferente: para escrever um comentário, selecione um item e clique com o botão direito para abrir o menu de contexto onde você encontrará a opção.
Google Drive: as plataformas disponíveis
A web e o ChromeOS
A web é naturalmente o ambiente básico para o Drive e para os aplicativos Documentos, Planilhas e Apresentações. Foi isso que fez o sucesso da sequência. Para tirar proveito disso, tudo o que você precisa é de um navegador recente: Google Chrome, é claro, mas Firefox, Safari no Mac ou Microsoft Edge fazem o mesmo.Para usar aplicativos off-line em seu PC ou Mac, não existem aplicativos nativos do Google. Por outro lado, no Google Chrome e em todos os navegadores compatíveis com a Chrome Web Store, como o novo Microsoft Edge, você pode instalar a extensão Google Docs Offline para usar os aplicativos Google Docs offline. Mesmo sem uma conexão com a Internet, você pode trabalhar de seu navegador em seus documentos, tabelas ou apresentações.
Esta é sua chance de dizer uma palavra sobre os Chromebooks. Esses laptops executam o ChromeOS, um sistema baseado no Google Chrome e, obviamente, integrando todos os aplicativos do Google, incluindo Documentos, acessível online e offline. Existem vários modelos de Chromebook, incluindo Asus, Acer e HP. São laptops com características técnicas muitas vezes modestas, mas cuja autonomia pode ser bastante interessante. Se você usa o Google Docs e o Drive com frequência, eles podem ser uma opção a ser considerada.
